Декларацията е подготвена, но не е подадена. Заплатите са изчислени, но бонусът на един служител липсва. Годишният отчет е готов, но още няма решение за приемането му.

При такива ситуации въпросът „Кой отговаря?“ има няколко различни значения. Кой е трябвало да извърши задачата? Кой е бил длъжен да предостави информацията? Кого законът определя като задължено лице? И може ли дружеството да търси обезщетение от външния доставчик?

Договорът за счетоводно и ТРЗ обслужване трябва да дава ясни отговори за работата между страните. Законовите задължения на дружеството и неговото ръководство обаче се определят от приложимите нормативни разпоредби.

Разликата между възложена задача и законова отговорност

Дружеството може да възложи на външен екип осчетоводяването, изчисляването на възнагражденията, подготовката на отчети и подаването на декларации. Това разпределя изпълнението на работата.

Отделен въпрос е отговорността пред институциите. Например пълномощното позволява на доставчика да действа от името на клиента, но не превръща доставчика в носител на всички негови задължения. По общото правило правните последици от действията на представителя възникват за представлявания.

Третият въпрос е договорната отговорност: какво следва, ако доставчикът не изпълни поет ангажимент и причини вреда. Тя може да съществува едновременно със задължение на дружеството да коригира декларация, да плати дължима сума или да отговори на институция.

Затова формулировка като „доставчикът поема цялата отговорност“ не е достатъчна. Необходимо е да се уточнят конкретните задачи, условията за изпълнението им и последиците при неизпълнение.

Счетоводство и финансов отчет

Задълженията на ръководството

Законът за счетоводството възлага на ръководителя организацията на текущото счетоводно отчитане. Ръководителят и съответните управителни и надзорни органи имат отговорности за съставянето и публикуването на отчетите и за изисквания одит съобразно законовите си правомощия.

На практика ръководството трябва да осигури работещ ред за предаване на информацията. Външният счетоводител няма как сам да знае за всички договорени отстъпки, неотчетени доставки, спорове с клиенти или промени в използването на активите.

Полезно е да има определен човек във фирмата, който събира въпросите от счетоводството и връща потвърдени отговори. Така информацията не остава разпиляна между управителя, търговския екип и склада.

Задълженията на съставителя

Съставителят на финансовия отчет има собствена професионална роля. Законът поставя изисквания към лицата, които съставят отчетите, и урежда подписването им от ръководителя и съставителя, съответно представляващия или управляващия счетоводното предприятие.

В договора е добре да се уточни как доставчикът проверява получените данни, как съобщава за липси и несъответствия и кои въпроси изискват решение от ръководството. Уговорката клиентът да предоставя пълна информация не трябва да оставя неясно какво прави счетоводителят, когато забележи очевиден проблем.

Предоставяне на документи и одобряване на информацията

Добрата организация разграничава три действия: предаване на документите, професионална обработка и потвърждаване на фактите от клиента.

Например счетоводителят може да изпрати списък с просрочени вземания. Търговският екип трябва да потвърди има ли спор, договорено разсрочване или друга информация за събираемостта. След това се определя подходящото счетоводно третиране.

Одобрението от управителя трябва да има ясен предмет. „Потвърждавам, че списъкът с бонуси е пълен“ е по-полезно от общо „Одобрявам всичко“, което не показва какво действително е проверено.

ТРЗ, данъчни и осигурителни задължения

Кой предоставя данните и кой изчислява

При изнесено ТРЗ работодателят продължава да взема решенията за назначенията, възнагражденията, отпуските и прекратяванията. Доставчикът обработва съответните данни в рамките на възложената услуга.

Проблемите често възникват между тези две стъпки. Бонусът е одобрен устно, но не е включен в изпратения файл. Отпускът е разрешен от ръководителя на екипа, но не е отразен в справката за присъствията.

Затова месечният процес трябва да посочва кой изпраща окончателните данни, до кога могат да се правят промени и как се потвърждава финалната ведомост. Промените след одобрението също трябва да се проследяват.

Упълномощаване, подаване и доказателства

За електронните услуги на НАП се предоставят конкретни права на упълномощеното лице. Порталът позволява избор на услуги и определяне дали е разрешено преупълномощаване.

Обхватът на тези права трябва да съответства на договора. Възлагането само на подготовката на декларация не означава автоматично възлагане и на подаването ѝ. Подаването от своя страна не доказва извършено плащане.

За всяко задължение е добре да се пазят отделно:

• окончателната версия на документа;
• потвърждението за подаване и резултатът от обработката;
• информацията за дължимото плащане;
• банковото потвърждение за изпълнението му.

При отказ или грешка трябва да е ясно кой реагира и кой уведомява клиента.

Какво става при грешка или санкция

Кой може да бъде санкциониран се определя от конкретното нарушение и приложимата законова разпоредба. Договорът между клиента и доставчика не променя сам по себе си този ред. Например Законът за счетоводството предвижда отделни нарушения, свързани както с възлагането, така и със съставянето на отчети от лица, които не отговарят на изискванията.

Възможността за договорна претенция към доставчика се оценява отделно. Значение имат поетото задължение, неизпълнението, причинените вреди и връзката между тях. Приносът на клиента за настъпилия проблем също може да има значение. Наложена санкция не означава автоматично, че същата сума ще бъде възстановена от изпълнителя.

Практическият първи ход е да се установят фактите: какво е изпратено, кога е получено, какво е потвърдено и кое действие е пропуснато. Корекцията на проблема и спорът за отговорността трябва да се организират така, че да не се пропуснат следващи срокове.

Лични данни

Ролите се определят според обработването

При обработване на заплати по указания на работодателя външният доставчик обичайно действа като обработващ лични данни. Европейската комисия използва именно възлагането на изчисляването на заплати като пример за такова отношение.

Не всяка дейност на счетоводна или консултантска компания обаче има непременно същата роля. Тя се определя според това кой решава целите и съществените средства на конкретното обработване. Етикетът в договора трябва да съответства на реалните функции.

Какво трябва да урежда договорът

Когато доставчикът е обработващ, договорът по чл. 28 ОРЗД трябва да описва обработването и задълженията на страните. Това включва документирани указания, поверителност, сигурност, условия за други обработващи, съдействие на администратора и възможност за проверки. Уреждат се и връщането или изтриването на данните след приключване на услугата, при отчитане на законовите изисквания за съхранение.

Практически тези условия трябва да отговарят на ежедневната работа: по какъв канал се изпращат ведомостите, кой има достъп до тях и как се съобщава за погрешно изпратен файл. Общ текст за конфиденциалност не описва достатъчно този процес.

Какво да съдържа договорът за услуга

Обхват, срокове и отговорници

При избор на партньор за счетоводно и HR обслужване като F-chain България полезната отправна точка е конкретният списък с дейности: текуща обработка, ведомости, декларации, годишен отчет, публикуване и съдействие при проверки. За всяка трябва да е ясно дали е включена в услугата и какво се очаква от клиента.

След това се определят вътрешните срокове. Ако документите трябва да бъдат подадени на определена дата, договорът следва да оставя време за получаването им, проверка и отстраняване на пропуски.

Нужни са и заместници на основните контактни лица. Отпускът на управителя или отсъствието на обслужващия счетоводител не трябва да прекъсват одобренията и подаванията.

Проверки и действия при пропуск

Добре е да се уговори как доставчикът уведомява за липсваща информация, кога въпросът се отнася до управителя и кой координира корекциите. Отделно се описват договорните последици при неизпълнение.

Клаузите за ограничаване на отговорността трябва да се оценяват внимателно. Законът не допуска предварително изключване или ограничаване на отговорността за умисъл или груба небрежност.

Предаване при прекратяване

Още при подписването трябва да е ясно как ще бъде предадена работата при смяна на доставчика. Полезно е да се уговорят срокът, форматите на данните и описът на документите.

Предаването трябва да обхваща и текущото състояние: неподадени декларации, започнати корекции, получени съобщения от институции и предстоящи задачи. Достъпите и пълномощията се преглеждат отделно, защото прекратеният договор не е достатъчно доказателство, че всички електронни права вече са отнети. НАП предвижда ред за оттегляне и отказ от пълномощия за електронните услуги.

Кой какво прави – практическа таблица

Следната таблица е пример за организация на работата. Тя се адаптира към договора и правомощията в конкретното дружество.

Таблицата може да се провери с един реален случай от последния месец – например промяна на заплата. Ако екипът може да проследи кой я е одобрил, кога е изпратена, къде е отразена и как е потвърдено плащането, разпределението на задачите работи. Ако някоя стъпка остава без отговор, именно тя трябва да бъде уточнена в процеса и договора.

Още по темата:

Счетоводство вкъщи. Как да организираме документите на семейството си? Частта „съвместима” – но не пасва. Защо грешките при поръчка се случват дори при правилен избор При колко неплатени сметки спират тока: какво се случва при забавяне и как да реагирате Еволюцията на технологиите при известните брандове за часовници